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Privacy Notice for Online Meetings, Conference Calls and Webinars via “Microsoft Teams” of INCHRON AG

We would like to inform you below about the processing of personal data in connection with the use of “Microsoft Teams”.

Purpose of processing

We use the “Microsoft Teams” tool to conduct conference calls, online meetings, video conferences and/or webinars (hereinafter: “Online Meetings”). “Microsoft Teams” is a service of Microsoft Corporation.

Responsible

The data controller directly related to the conduct of “online meetings” is INCHRON AG.

Note: If you access the “Microsoft Teams” website, the “Microsoft Teams” provider is responsible for data processing. However, calling up the website is only necessary for the use of “Microsoft Teams” in order to download the software for the use of “Microsoft Teams”.

If you do not want to or cannot use the “Microsoft Teams” app, you can also use “Microsoft Teams” via your browser. The service will then also be provided via the “Microsoft Teams” website.

What data is processed?

When using “Microsoft Teams”, various types of data are processed. The scope of the data also depends on the data you provide before or during participation in an “online meeting”.

The following personal data is subject to processing:

• User details: e.g. display name, e-mail address (if applicable), profile picture (optional), preferred language
• Meeting metadata: e.g. date, time, meeting ID, phone numbers, location
• Text, audio and video data: You may have the option of using the chat function in an “online meeting”. To this extent, the text entries you make are processed in order to display them in the “online meeting”. In order to enable the display of video and the playback of audio, the data from the microphone of your terminal device and from any video camera of the terminal device will be processed accordingly for the duration of the meeting. You can turn off or mute the camera or microphone yourself at any time via the “Microsoft Teams” applications.

Scope of processing

We use “Microsoft Teams” to conduct “online meetings”. If we want to record “online meetings”, we will transparently communicate this to you in advance and – if necessary – ask for consent.

If it is necessary for the purposes of documenting the results of an online meeting, we will log the chat content. However, this will usually not be the case.

Automated decision-making within the meaning of Art. 22 DSGVO is not used.

Legal bases of data processing

Insofar as personal data of employees of INCHRON AG is processed, § 26 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz – German national law) is the legal basis for data processing. If, in connection with the use of “Microsoft Teams”, personal data is not required for the establishment, implementation or termination of the employment relationship, but is nevertheless an elementary component in the use of “Microsoft Teams”, Art. 6 (1) f) GDPR is the legal basis for data processing. In these cases, our interest is in the effective implementation of “online meetings”.

Incidentally, the legal basis for data processing when conducting “online meetings” is Art. 6 (1) lit. b) GDPR, insofar as the meetings are conducted in the context of contractual relationships.

If there is no contractual relationship, the legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) GDPR. Again, our interest lies in the effective conduct of “online meetings”.

Recipient / passing on of data

Personal data processed in connection with participation in “online meetings” will not be disclosed to third parties as a matter of principle unless it is specifically intended for disclosure. Please note that the content of “online meetings”, as well as personal meetings, is often used to communicate information with customers, interested parties or third parties and is therefore intended to be passed on.

Other recipients: The provider of “Microsoft Teams” necessarily receives knowledge of the above-mentioned data, insofar as this is provided for in the context of our order processing agreement with “Microsoft Teams”.

Data processing outside the European Union

In principle, no data processing takes place outside the European Union (EU), as we have limited our storage location to data centers in the European Union. However, we cannot exclude the routing of data via Internet servers that are located outside the EU. This may be the case in particular if participants in “Online Meeting” are located in a third country.

However, the data is encrypted during transport over the Internet and thus protected against unauthorized access by third parties.

Data Protection Officer

We have appointed a data protection officer.

You can reach it as follows:

INCHRON AG
“The Data Protection Officer”
Neumühle 24-26 91056 Erlangen / Germany
datenschutz@inchron.com

Your rights as a data subject

You have the right to obtain information about the personal data concerning you. You can contact us for information at any time.

In the case of a request for information that is not made in writing, we ask for your understanding that we may require proof from you that you are the person you claim to be.

Furthermore, you have a right to rectification or deletion or to restriction of processing, insofar as you are entitled to this by law.

Finally, you have a right to object to processing within the scope of the law.

A right to data portability also exists within the framework of data protection law.

Data deletion

As a matter of principle, we delete personal data if there is no need for further storage. A requirement may exist in particular if the data is still needed to fulfill contractual services, to check and grant or defend against warranty and, if applicable, guarantee claims. In the case of statutory retention obligations, deletion will only be considered after expiry of the respective retention obligation.

Right of complaint to a supervisory authority

You have the right to lodge a complaint about the processing of personal data by us with a data protection supervisory authority.

Amendment of this privacy notice

We revise this data protection notice in the event of changes to data processing or other occasions that make this necessary. You will always find the current version on this website.

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“der INCHRON AG

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die INCHRON AG.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer:z. B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
• Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
• Text-, Audio- und Videodaten:Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Microsoft Teams“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der INCHRON AG verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt:

INCHRON AG
„Der Datenschutzbeauftragte“
Neumühle 24-26 91056 Erlangen / Germany
datenschutz@inchron.com

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.